Letzte Woche kam ein RFP rein. 47 Seiten. Auftraggeber: ein DAX-Konzern. Gefordert:
eine AI-Plattform für 20.000 Nutzer. Deadline für die Antwort: 10 Arbeitstage.
Wir haben abgesagt. Nicht weil das Projekt uninteressant war. Sondern weil der Prozess falsch ist.
Was ein RFP wirklich sagt
Ein Request for Proposal sagt: Wir haben das Problem schon verstanden. Wir haben die Lösung schon skizziert. Wir brauchen jemanden, der es umsetzt. Zum besten Preis.
Das klingt vernünftig. In der Praxis passiert etwas anderes.
In unserer Erfahrung beschreiben RFPs oft eine Lösung, bevor das Problem vollständig verstanden ist. Die Anforderungen stimmen nicht immer mit der Realität überein. Nicht weil jemand schlecht gearbeitet hat, sondern weil komplexe Probleme sich schwer in einem Dokument abbilden lassen.
Warum der Prozess schadet
RFPs erzwingen drei Dinge, die gute Projekte verhindern:
Erstens: Preisfixierung vor Verständnis. Ein RFP verlangt ein verbindliches Angebot, bevor man das Problem verstanden hat. Also schätzt man großzügig, packt Puffer drauf und hofft, dass es passt. Das Ergebnis: Entweder der Preis ist zu hoch und man verliert den Auftrag, oder er ist zu niedrig und man liefert unter Druck. Beides ist schlecht.
Zweitens: Vergleichbarkeit als Ziel. RFPs sind darauf ausgelegt, Anbieter vergleichbar zu machen. Gleiche Fragen, gleiche Antwortformate, gewichtete Bewertungsmatrix.
Das funktioniert bei Commodity-Services. Bei einem AI-Projekt, das es so noch nicht gab, ist Vergleichbarkeit eine Illusion. Was verglichen wird, ist die Qualität der Prosa, nicht die Qualität der Lösung.
Drittens: Kein Dialog vor dem Zuschlag. In den meisten RFP-Prozessen gibt es eine Q&A-Runde, in der alle Bewerber dieselben Fragen stellen dürfen. Das ist kein Dialog. Das ist ein Formalismus. Die eigentlichen Fragen, die wir stellen würden, sind: Was haben Sie schon probiert? Warum hat es nicht funktioniert? Wie sieht Ihre AWS-Umgebung wirklich aus? Diese Fragen stellt man nicht in einer anonymen Q&A-Runde.
Was stattdessen funktioniert
Wenn ein Unternehmen uns kontaktiert, passiert Folgendes:
Ein Gespräch. 60 Minuten. Technische Expertise sitzt mit am Tisch, nicht ein Account Manager. Wir hören zu, fragen nach, und am Ende wissen beide Seiten, ob es passt.
Wenn ja, starten wir in der ersten Woche mit einem Login, nicht mit einer Präsentation. Wir schauen uns an, was existiert. Hands-on. Und nach zwei Wochen zeigen wir einen funktionierenden Prototyp.
Dieser Prozess hat bei Siemens funktioniert. SiemensGPT war kein RFP-Projekt. Es war ein Gespräch, gefolgt von einer Architekturskizze, gefolgt von einem Prototyp. Nach fünf Monaten waren 120.000 Nutzer live.
Bei Siemens Energy genauso. Kein RFP. Die HR-Abteilung suchte einen spezialisierten Partner und beauftragte uns direkt. Aus dem HR Data Hub wurde eine Self-Service Agent-Plattform, dann weitere Projekte. Nicht weil ein Vergabeprozess das entschieden hat, sondern weil die Ergebnisse für sich sprachen.
Die andere Perspektive
Ich verstehe, warum RFPs existieren. Große Organisationen brauchen Prozesse.
Compliance verlangt Nachvollziehbarkeit. Procurement hat Regularien.
Und ja, es gibt Projekte, bei denen ein RFP sinnvoll ist: Standardisierte Services, bei denen der Leistungsumfang klar definiert ist. Managed Services mit klaren SLAs. Infrastruktur-Migration nach bewährtem Playbook.
Aber für das, was wir tun, funktioniert es nicht. Wir entwickeln Dinge, die es so noch nicht gab. SiemensGPT existierte nicht, bevor wir es entwickelt haben. Der HR Data Hub bei Siemens Energy existierte nicht. Die VW Snowpark ML Platform existierte nicht. Für diese Art von Projekten kann man keinen RFP schreiben, weil man die Lösung nicht beschreiben kann, bevor man das Problem verstanden hat.
Was das für Sie bedeutet
Wir glauben daran, dass die besten Partnerschaften nicht aus Ausschreibungen entstehen, sondern aus Gesprächen. Aus 60 Minuten, in denen beide Seiten verstehen, ob es passt. Ohne Slide-Deck, ohne NDA vor dem ersten Wort.
Wenn Sie einen Partner suchen, der Verantwortung übernimmt statt Stunden abrechnet: Lassen Sie uns reden. Wir setzen auf Gespräche. Und wir beantworten jede ernstgemeinte Frage.
